E-mail del empleado, uso y control empresarial

email-marketing-campaignEl uso de las nuevas tecnologías en nuestra vida laboral y personal diaria, hace que sea comúnmente “aceptado” que los trabajadores de la empresa usen el correo electrónico como medio de comunicación.

Si bien ese medio difiere si se emplea de forma profesional o personal, pues hablamos de una herramienta de trabajo que el empleado utiliza por ser considerada eficaz para el desarrollo de sus competencias, con intención de obtener un mayor rendimiento, pero se espera que lo emplee de manera racional y de manera “profesional”.

Hoy casi se considera como un hábito social generalizado y tolerado  el cierto uso personal moderado de los medios informáticos y de comunicación habilitados por la empresa a sus trabajadores. Que sucede si se excede en el uso “tolerable” a nivel personal como medio de comunicación, hasta qué punto es admisible, es más, hasta qué punto el empresario puede controlar el uso real del correo electrónico sin vulnerar su intimidad y su derecho a la protección de datos (un e-mail puede contener información de la esfera íntima del trabajador).

Si bien el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad,  si  utiliza un medio proporcionado por la empresa y lo hace en contra de las instrucciones establecidas, que es lo que puede suceder……

Si repasamos el Estatuto de los Trabajadores (ET),  encontramos que una de las manifestaciones del principio de dignidad del trabajador, recogida en el artículo 18, que garantiza la inviolabilidad de la persona del trabajador, al disponer que los registros sobre su persona, en taquillas o efectos personales, sólo son admisibles si: son necesarios para la protección de las empresas y/o del resto de los trabajadores, se realizan dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo y en el transcurso del registro se respeta la dignidad y la intimidad del registrado. También ha de contarse con la asistencia de un representante legal de los trabajadores (delegado de personal, miembro del comité de empresa o delegado sindical) o en su ausencia, de otro trabajador, siempre que ello fuera posible.

Aunque las taquillas y ordenadores no sean perfectamente equiparables, si entendemos que deben seguirse las prescripciones del artículo 18 ET en los registros que se realicen en los ordenadores que, como en el caso presente, utilizan los trabajadores aunque no sean de su propiedad.

Por otra parte el artículo 20 del ET señala que “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana….”, es decir, atendiendo al mencionado artículo 18 del ET.

Por ello, lo que debemos hacer es establecer las reglas de uso y exponerlas a nuestros trabajadores, al igual que le informamos sobre las “funciones y Obligaciones respecto de la LOPD”, hagamos de esa exposición una oportunidad de incorporar nuestra norma interna de conducta y darle difusión, informando a los trabajadores de que existe control. Si el empleado utiliza el medio para usos distintos y con conocimiento de los controles y medidas aplicables (bajo un criterio de proporcionalidad), nadie podrá decirnos que hemos vulnerado su intimidad.

El trabajador ha de entender que cualquier acción que realice con y mediante los medios tecnológicos de la empresa pueden incidir sobre la seguridad de los sistemas de información en los que se aloja dicha información y es deber de la empresa garantizar su seguridad.


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