¿Hacemos copias de seguridad por sentido común o por cumplir con la LOPD?
Siempre que tenemos una charla sobre el objeto y alcance de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su cumplimiento normativo, decimos que la mayoría de las cuestiones técnicas y organizativas que la ley nos obliga a acometer, se vienen realizando por inercia del negocio, así del mismo modo que hacemos con nuestra información personal, con más razón lo haremos para preservar nuestra actividad o negocio.
Posteriormente cuando hacemos un proyecto de adecuación, constatamos que este tipo de cuestiones se vienen realizando en el ámbito del negocio o actividad simplemente por esa inercia mencionada y por la aplicación del sentido común.
Claro que no es necesario que una ley me diga que debo realizar una copia de mi información o que habilite un mecanismo por el cual únicamente las personas que yo o la dirección considera que accedan a determinada información de la empresa, pero sí nos damos cuenta de que algunas de estas cuestiones técnicas u organizativas que obliga la LOPD no se ajustan a lo que establece la normativa y debemos adecuarlas.
Definición de Copia de Seguridad según la LOPD
El artículo 94 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, de desarrollo de la LOPD, señala que para cualquier fichero:
- Deberán establecerse procedimientos de actuación para la realización como mínimo semanal de copias de respaldo, salvo que en dicho período no se hubiera producido ninguna actualización de los datos.
- Asimismo, se establecerán procedimientos para la recuperación de los datos que garanticen en todo momento su reconstrucción en el estado en que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida o destrucción.
Además, el artículo 102, señala que los ficheros con información de datos personales de nivel alto, “deberá conservarse una copia de respaldo de los datos y de los procedimientos de recuperación de los mismos en un lugar diferente de aquel en que se encuentren los equipos informáticos que los tratan, que deberá cumplir en todo caso las medidas de seguridad exigidas en este título, o utilizando elementos que garanticen la integridad y recuperación de la información, de forma que sea posible su recuperación.”
Motivos por los que realizar una Copia de Seguridad
Simplemente con recordar lo sucedido en Madrid con el incendio del edificio Windsor, bastará para darnos cuenta del sentido que tiene contar con un plan de continuidad que nos permita reemprender con menos dificultades nuestro negocio.
En este sentido, las medidas que la LOPD nos obliga a implementar nos van a ayudar sin duda alguna, pero al margen de lo que diga la LOPD, tenemos muchos motivos tales como:
- Por si te roban o se estropea tu PC o el servidor
- Se inunda o incendia tu local
- Para preservar tu información comercial y de negocio
- Para reutilizar documentos de trabajo o plantillas
No seas simple, haz cuando menos una copia adicional y mantenla a buen recaudo
Aunque solo sea aplicable a la información de nivel alto, siempre aconsejamos mantener una copia de seguridad adicional fuera de las instalaciones principales en donde se almacene, con el fin de preservar la información de negocio de las mismas contingencias que pudiera sufrir el lugar habitual de almacenamiento, ya que en el caso de un accidente o desastre, dicha copia también podría quedar inservible.
Un ejemplo claro de esto es si pensamos en un incendio, robo o inundación de nuestras oficinas, ya que si no tenemos una copia adicional externa, difícilmente podríamos trabajar al día siguiente con cierta normalidad, ¿no os parece?
Si no fuese posible, cosa que dudamos, guardar una copia de los ficheros en un lugar distinto, habrá que adoptar medidas complementarias para disminuir el riesgo, tales como ubicar la copia en armarios ignífugos, implantación de sistemas antiincendios, etc. y si tu sede tiene más de una estancia el sentido común te dirá qué se guarda en la misma.
Hoy en día el coste no puede ser una excusa ya que el adquirir un disco duro externo de gran capacidad, o la posibilidad de realizar las copias en la nube, aunque en ese caso debemos tener presente otras cuestiones ( “Nube” o Cloud Computing. Seamos diligentes…) no suponen una gran cuantía.
¿Y si falla la copia de seguridad?
Pues en ese caso recurriremos a la copia adicional y en todo caso debemos verificar cada cierto tiempo que la restauración de datos cumple su función, cuestión que el RDLOPD establece y de la que os hablaremos en nuestro siguiente artículo.
